Format

FORMAT  Laporan

Tajuk Laporan  

:  Hendaklah ditulis dengan huruf besar pada setiap awal kata dan digariskan. Tajuk juga boleh ditulis dengan huruf besar. Jika tajuk terlalu panjang, boleh ditulis dalam dua baris.

Isi Laporan             

:  Bermula dengan pendahuluan, dilengkapi dengan beberapa isi dan diakhiri dengan penutup. Isi laporan ditulis dan dikembangkan mengikut perenggan.

Pengakuan Pelapor

:  Ditulis di sudut kiri selepas perenggan terakhir. Ditandakan dengan koma (,).

Tarikh

: Ditulis di sudut kanan laporan,setentang dengan pengakuan pelapor. Dibubuh noktah (.) di hujungnya.

Tandatangan

: Ditulis di sudut kiri bahagian bawah selepas pengakuan pelapor.

Nama Pelapor       

: Ditulis dengan huruf besar di dalam kurungan selepas tandatangan.

Jawatan Pelapor    

:  Ditulis di sudut kiri bahagian bawah laporan dan dibubuh tanda koma di hujungnya. Seterusnya ditulis nama persatuan yang diwakili.

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT

Pengenalan

1. Minit adalah satu rekod yang bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dalam

sesuatu mesyuarat.

2. Jika tiada catatan, segala perbincangan tidak akan ada tindakan susulan.

Komponen Minit Mesyuarat

1. Aluan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat dan Pindaan

3. Perkara-Perkara Berbangkit

4. Pembentangan Kertas Kerja atau Mengemukakan Laporan

5. Hal-Hal Lain

6. Penangguhan

Format Minit

1. Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat.

2. Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.

3. Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat.

4. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau

Makluman sahaja.

5. Nama penyedia minit, penyemak dan Pengerusi atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa

untuk mengesahkan dicatat.

6. Tarikh minit disediakan.

Pengesahan Maklumbalas/Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

1. Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat

hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat.

2. Urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang

diterima.

3. Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.

4. Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat.

5. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau

Makluman sahaja.

Disediakan oleh

Bahagian Pentadbiran & Kewangan

Pejabat Canselori

15 Julai 2013

FORMAT TAKLIMAT

1)Taklimat satu taraf khalayak

a) Tajuk
b) Salam, sapaan biasa atau salutasi berprotokol
c) Kata alu-aluan
d) Pengenalan diri/organisasi/jawatan dan sedikit ringkasan taklimat.
e) Kandungan taklimat
f) Penutup
g) Sesi soal jawab

2. Taklimat dua taraf khalayak

a) Tajuk
b) Salam, salutasi berprotokol dan sapaan biasa.
c) Puji-pujian
d) Ringkasan sembah taklimat
e) Kandungan
f) Sesi soal jawab

FORMAT SURAT KIRIMAN RASMI

1.Format surat kiriman rasmi adalah seperti berikut:
   (a) alamat pengirim dan jawatan (jika ada),di tulis pada bahagian atas sudut kiri surat tersebut.
   (b) Buat garisan melintang selepas alamat pengirim
   (c) baris akhir alamat penerima hendaklah digariskan.
   (d) Tarikh ditulis di sebelah kanan surat. Nama bulan ditulis dengan huruf besar
   (e) Panggilan hormat atau gelaran penerima seperti Tuan/Puan ditulis di bawah alamat pengirim.
   (f) Tulis tajuk surat.Huruf pertama setiap perkataan ditulis dengan huruf besar.
   (g) Gariskan tajuk tersebut.
   (h) Mula menulis dari tepi surat tanpa peranggan dan tidak bernombor.
   (i)  Perenggan berikutnya bernombor 2,3,4 dan seterusnya.
   (j) Perenggan penutup dimulakan dari tepi surat tanpa nombor
   (k) Tandatangan pengirim ditulis di sudut kiri bahagian bawah surat.
   (l) Nama pengirim  ditulis dengan huruf besar di dalam kurungan kemudian diikuti jawatan pengirim
3. Gaya bahasa yang digunakan mestilah gaya bahasa yang formal,ringkas,dan padat.